Municipalité régionale de York
Index thématique des procès-verbaux du conseil régional et des comités
À propos des oeuvres
Cette œuvre prend la forme d’un entonnoir débouchant sur des rayons – une grille de lignes structurées se rétrécissant vers un médaillon doré, puis s’étendant à nouveau vers l’extérieur – afin de représenter les huit années au cours desquelles la région de York a transformé les archives municipales en transparence publique. L’entonnoir symbolise les archives brutes (les procès-verbaux du conseil et des comités issus de plus de 400 réunions) compressées et organisées jusqu’à se fondre en or au centre : l’index thématique de la région, où des documents denses et impossibles à consulter deviennent accessibles en quelques secondes. Les rayons satinés qui partent du médaillon diffusent cette clarté vers l’extérieur, symbolisant l’accessibilité transparente de l’information pour le public. Réalisée numériquement mais conçue pour évoquer un tissu tissé, l’œuvre traite ce filtrage comme une forme d’artisanat : des données organisées à la main, fil par fil, plutôt que laissées en une masse non triée.
Œuvre d’art par Aedán Crooke de Surface Impression. Aucune intelligence artificielle n'a été utilisée pour créer cette œuvre.
Un index par sujet des procès-verbaux du conseil régional et des comités qui donne des liens directs vers les rapports, les documents et les vidéos pertinents, sans qu’il soit nécessaire de connaître la date des réunions
L’index thématique de la région de York permet de chercher par sujet dans les documents du conseil et des comités, de suivre des liens directs vers les sources et de trouver l’information publique sans connaître la date d’une réunion.
L’index thématique de la région de York permet à la population d’accéder plus rapidement aux documents du conseil et des comités; l’information des réunions publiques y est organisée par sujet plutôt que par date.
La région de York reçoit environ 400 demandes d’accès à l’information par an. Après la mise en service d’un système de demande en ligne en 2023, elle a constaté que la démarche était plus pratique pour la population, mais aussi que le nombre de demandes augmentait. L’index thématique a été conçu pour aider les gens à trouver l’information déjà publique avant de présenter une demande officielle et d’acquitter les droits exigés.
L’index est structuré comme celui d’un livre. Il classe les sujets abordés aux réunions du conseil régional et des comités et donne des liens directs vers les rapports, les documents et les vidéos qui s’y rattachent. L’accès passe ainsi d’un modèle axé sur les réunions à un modèle axé sur l’utilisateur. Il n’est plus nécessaire de connaître la date exacte d’une réunion, de comprendre les structures de gouvernance municipale ou d’éplucher de longs ordres du jour pour trouver un renseignement.
Transcription d'image
Décembre 2018 à novembre 2022 - Nombre d’assemblées publiques
2018 – 2
2019 – 64
2020 – 63
2021 – 68
2022 – 44
4478 Titres principaux uniques
16359 Entrées d’index avec hyperliens
616 Références croisées
256 Pages
Transcription d'image
Novembre 2022 à avril 2026 - Nombre d’assemblées publiques
2022 – 2
2023 – 54
2024 – 46
2025 – 53
2026 – 20
5873 Titres principaux uniques
22631 Entrées d’index avec hyperliens
729 Références croisées
364 Pages
L’ampleur du projet est considérable. Les index couvrent huit années de décisions municipales, prises lors de plus de 400 réunions. Ils comptent 38 990 entrées avec hyperliens, 10 351 vedettes principales et 1 342 renvois. Les renvois aident à passer d’un sujet connexe à l’autre lorsqu’ils figurent à des endroits différents.
L’index aide aussi le personnel à répondre aux demandes de renseignements du public et peut réduire le recours aux demandes d’accès officielles. On le trouve dans les pages Web de la région de York consacrées au conseil et aux comités ainsi qu’à l’accès à l’information.
Classer les documents publics par sujet et les relier directement aux sources rend l’information gouvernementale non seulement accessible, mais plus facile à repérer, à comprendre et à mettre à profit.
